Cosa fa
L'ufficio protocollo ha diverse mansioni fondamentali per la gestione e l'archiviazione di documenti ufficiali. Le principali attività che svolge sono:
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Ricezione e registrazione dei documenti: L'ufficio protocollo si occupa di ricevere tutta la documentazione in ingresso, che può provenire da cittadini, altre amministrazioni, enti pubblici o privati. Ogni documento ricevuto viene registrato e identificato con un numero di protocollo che ne garantisce il tracciamento e l’archiviazione.
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Smistamento e distribuzione: Dopo la registrazione, i documenti vengono smistati agli uffici competenti per l'istruttoria o per l’adozione di provvedimenti, in base alla tipologia del documento.
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Emissione e spedizione dei documenti: invio di documenti in uscita, assicurandosi che vengano correttamente protocollati prima di essere inviati a destinatari interni o esterni al comune, attraverso vari mezzi (posta ordinaria, email certificata, corrieri, ecc.).
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Gestione della corrispondenza: Si occupa della gestione di tutta la corrispondenza, tanto quella in entrata quanto quella in uscita, e garantisce che sia correttamente smistata e archiviata.
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Archivio documenti: archiviazione dei documenti protocollati, sia in formato cartaceo che elettronico, per garantirne la conservazione e la reperibilità a lungo termine.
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Garanzia di trasparenza e accesso: L'ufficio protocollo è un punto di riferimento per la trasparenza amministrativa, poiché garantisce l'accesso agli atti e ai documenti pubblici, in conformità con le leggi sulla privacy e sul diritto di accesso agli atti.
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Supporto nelle pratiche burocratiche: Può anche supportare i cittadini e le imprese nella gestione di alcune pratiche burocratiche, come la presentazione di domande, il ritiro di atti, la richiesta di certificati, ecc.